Et voilà, vous avez dument créé votre société par actions (ci-après « s.p.a. ») au Québec, et vous êtes prêt(e) à vous lancer dans votre aventure outre-Atlantique, à la conquête du dynamique marché de la Belle Province. Comme bon nombre d’entrepreneurs, vous avez choisi de créer une corporation afin de faire affaire au Québec, choix qui peut offrir beaucoup d’avantages. La société par actions a notamment une personnalité juridique distincte, ce qui comporte une responsabilité limitée des actionnaires pour les dettes de l’entreprise. Cela signifie que les biens mais aussi les dettes de la société par actions ne sont pas ceux des actionnaires, ce qui peut permettre d’attirer plus facilement les investissements.
Il ne faut cependant jamais perdre de vue qu’une s.p.a. présuppose certaines modalités de gestion qui doivent être respectées tout au long de l’existence de celle-ci. Cet article souligne les principales obligations, tant en ce qui concerne les autorités gouvernementales au Québec que le fonctionnement interne de la société.
Obligations sous la Loi sur la publicité légale des entreprises
La Loi sur la publicité légale des entreprises du Québec (ci-après « L.P.L.E. ») crée un registre regroupant les informations relatives aux entreprises et personnes faisant affaire au Québec, c.-à.-d. le Registre des entreprises du Québec (R.E.Q.). L’information contenue dans le R.E.Q. est accessible au public, et toute personne peut consulter le registre en personne ou en ligne. Les sociétés par actions doivent fournir une déclaration initiale lors de leur immatriculation, comportant certaines informations prescrites par la L.P.L.E., tels leur nom, leur numéro d’entreprise du Québec, leur siège social, les nom et domicile de chaque administrateur avec mention de la fonction qu’ils occupent, les nom et domicile du président, du secrétaire et du principal dirigeant s’ils ne sont pas membres du conseil d’administration, etc 1 . Vous pouvez consulter notre article ici pour en apprendre davantage sur la L.P.L.E.
Les sociétés par actions demeurent responsables de l’exactitude des informations figurant au R.E.Q. Elles doivent donc mettre à jour les données y figurant par (1) une déclaration de mise à jour ponctuelle et par (2) une déclaration de mise à jour annuelle.
(1) Déclaration de mise à jour ponctuelle
Divers changements peuvent survenir en cours d’année, y compris en ce qui concerne les informations fournies au R.E.Q. Si des changements surviennent au niveau des informations fournies 2 , les entreprises ont l’obligation dans les 30 jours de la survenance de ces modifications d’en informer le R.E.Q., afin d’assurer la fiabilité des informations qui y apparaissent 3 . Cette déclaration ponctuelle, appelée « Déclaration de mise à jour courante », se fait en ligne sur le site du R.E.Q. De plus, une telle déclaration doit être faite si la s.p.a. fait l’objet d’une faillite.
(2) Déclaration de mise à jour annuelle
Une société par actions doit produire une déclaration de mise à jour annuelle au R.E.Q. dans les six (6) mois suivant la date de la fin de son année d’imposition 4 . Cette obligation incombe à toute entreprise, qu’elle ait ou non des changements à apporter aux renseignements qui figurent au R.E.Q. Une fois de plus, cette déclaration est faite par l’entremise du site Internet du R.E.Q. Il faut noter que, afin de faciliter la mise à jour des renseignements y figurant, la L.P.L.E. prévoit un mécanisme de jumelage, selon lequel l’entreprise peut, lors de sa déclaration de revenus, déclarer si les informations figurant au R.E.Q. sont à jour ou non. Si ces dernières ne sont pas à jour, l’assujetti devra tout de même déposer une déclaration de mise à jour annuelle au R.E.Q. La société par actions devra également s’acquitter des droits annuels d’immatriculation lors de la production de sa déclaration de mise à jour annuelle .
Soulignons que, au plan fiscal, toutes les sociétés résidentes au Canada doivent produire une déclaration d’impôts T2 (fédéral), ainsi qu’une déclaration C0-17 lorsqu’au Québec (provincial). Cela doit être fait chaque année, même si la s.p.a. ne doit pas payer d’impôts.
Fonctionnement interne d’une société par actions au Québec
Le fonctionnement interne d’une société par actions est un processus dynamique qui présuppose des modalités qui devront être respectées tout au long de la vie de l’entreprise. Il est entre autres question de certains documents devant être préparés annuellement par les différents acteurs de la s.p.a.
(1) Approbation des états financiers de la s.p.a. par le conseil d’administration et autorisation d’un administrateur à les signer
Les états financiers sont un ensemble de documents démontrant la situation financière de la société à un moment précis. Elle permet aussi aux administrateurs de rendre compte de leur gestion en les présentant aux actionnaires. Avant de ce faire, ils doivent les approuver et autoriser un des administrateurs à les signer.
(2) Résolutions des actionnaires à l’assemblée annuelle
Les actionnaires d’une société par actions doivent adopter certaines résolutions lors de l’assemblée annuelle des actionnaires. Ainsi, ils doivent adopter une résolution suite à la réception des états financiers de la s.p.a. afin de les ratifier. De plus, les actionnaires adopteront une résolution afin de nommer un vérificateur (c.-à-d. un auditeur indépendant de la s.p.a. qui a comme rôle de s’assurer de la véracité des données, des états financiers et des chiffres qui sont communiqués par les administrateurs aux actionnaires), ou afin de décider de ne pas en nommer 6 . Spécifions que seuls les actionnaires d’une s.p.a. qui ne fait pas appel public à l’épargne ont l’option de ne pas nommer de vérificateur. Lorsque les actionnaires décident de ne pas nommer de vérificateur, il reviendra aux administrateurs de procéder à la nomination d’un comptable professionnel agrée (C.P.A.). Les actionnaires devront également réélire les administrateurs par le biais d’une résolution à l’assemblée annuelle 5 .
La loi prévoit une certaine flexibilité en ce qui concerne les résolutions des actionnaires en édictant qu’une résolution écrite et signée par tous les actionnaires habiles à voter sur ladite résolution, ou par l’actionnaire unique de la société par actions le cas échéant, a la même valeur que si elle avait été adoptée lors d’une assemblée à laquelle les actionnaires auraient assisté physiquement.
(3) Résolution(s) des administrateurs
Les administrateurs doivent adopter une résolution afin de réélire les dirigeants de la s.p.a. et de délimiter leurs fonctions, le cas échéant 7 . Bien que la loi ne fixe pas de terme précis pour le mandat des dirigeants, ils sont en général nommés pour un an.
De plus, si les actionnaires ont décidé, lors de leur assemblée annuelle, de ne pas nommer de vérificateur, le conseil d’administration devra alors nommer, par résolution, un C.P.A. qui aura comme mission d’examiner et/ou de compiler les états financiers de la société par actions.
Conclusion
Comme démontré par cet article, l’existence d’une société par actions au Québec implique nombre d’obligations, autant en ce qui concerne les autorités gouvernementales que le fonctionnement interne de la société, obligations qui permettent la saine direction de la s.p.a. Conséquemment, il est primordial d’être bien accompagné par des professionnels qui vous aideront à vous conformer à toutes vos obligations.
Pour plus d’informations sur comment s’implanter au Québec, nous vous invitons à vous référer à notre mini-guide.
Cabinet d’avocats pratiquant aussi bien le droit anglophone de la common law en Grande-Bretagne, au Canada et aux États-Unis que le droit civil francophone au Québec et en France, le cabinet S. Grynwajc dispose en outre d’une expertise particulière dans le domaine du droit des affaires. N’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous accompagner !
1 Voir les articles 33 et 34 L.P.L.E. pour plus de détails sur les informations à fournir.
2 L.P.L.E., arts 33, 35.
3 L.P.L.E., art. 41.
4 Règlement d’application de la Loi sur la publicité légale des entreprises (chapitre P-44.1, a 148 et 149), art. 3 (1).
5 L.P.L.E., arts 45 al. 3, 80.
6 L.S.A., arts 231 et 239.
7 L.S.A., art. 116.